AFAS automatiseren? Onze procesversnellers nemen het handmatige werk in Profit van je over.

Een procesversneller is ons woord voor automatisering om AFAS heen: software die via de GetConnectoren en UpdateConnectoren van AFAS iets uit Profit haalt, ermee rekent, het controleert of omzet, en het resultaat terugschrijft. Een nieuwe gebruiker die zich aanmeldt op OutSite krijgt zo automatisch een account met de juiste rollen in Profit, zonder dat de backoffice iets aanmaakt.

Workflows in Profit sturen taken, goedkeuringen en meldingen rond, en signalen attenderen je zodra een situatie zich voordoet. Allebei vertellen ze iemand dat er iets te doen is. De automatisering doet het werk dat daarna handmatig blijft: een leverdatum berekenen, een reeks orderregels annuleren, een gebruiker aanmaken met de juiste rollen, dossiers overzetten. Ze werken ook samen. Bij evenementen aanmaken geef je via een workflowactie op het dossieritem in InSite de opdracht, en de tool maakt het evenement aan in Profit.

Processen in AFAS automatiseren kan zodra het proces in Profit zit. Wij deden het al voor declaraties van vrijwilligers en externen, verwachte leverdata, het annuleren van artikelregels op verkooporders, zelfregistratie van nieuwe gebruikers op OutSite, compliancedocumenten van onderaannemers, een bezettingsoverzicht bij verlofaanvragen, evenementen aanmaken vanuit InSite en dossierconversie bij een overstap naar AFAS.

Wanneer de automatisering draait, hangt af van het startpunt. Een formulier op OutSite wordt direct na het indienen automatisch verwerkt. Een verwachte leverdatum wordt herberekend zodra de leverancier een datum doorgeeft of aanpast. Een bulkannulering loopt zodra jij de selectie hebt gemaakt en de bulkactie start, een evenement zodra je via de workflow de opdracht geeft. Een dossierconversie is eenmalig, bij de overstap.

Een fout zie je waar je werkt, al verschilt per proces hoe. Bij evenementen aanmaken schrijft de tool de foutmelding terug op het dossieritem in InSite, zodat je ziet wat er misging en het kunt herstellen. Bij een bulkannulering legt een dossieritem de actie en de status vast. Uptime en incidenten houden wij bij in Grafana en Loki.

Ja, je administratie blijft in AFAS Profit. De tool leest via een GetConnector op de AFAS API en schrijft via een UpdateConnector terug naar Profit. Wat hij vastlegt, staat als dossieritem in Profit: de status van een bulkannulering, de bijlage bij een declaratie, het VCA-certificaat in het dossier van de medewerker. Niet in een los bestand of een Excel ernaast.

De kosten van AFAS automatiseren hangen af van het startpunt, wat er terug moet naar Profit, de rekenregels en controles, en of er een scherm bij hoort. Daarom noemen we geen vast bedrag. Na de intake krijg je een oplossingsvoorstel met een concreet plan, een realistische tijdlijn en een helder budget. Daarin staat ook de doorlooptijd.

Na de livegang beheert Flinker Ontwikkeling de automatisering, met dashboards en doorzoekbare logs in Grafana en Loki. Je hebt direct contact met de ontwikkelaar die de tool bouwde. Geen ticketsysteem.