Controle op compliance documenten in AFAS OutSite.
Altijd actuele compliance documenten, zonder de administratieve rompslomp.
Compliance documenten zoals VCA of A1-verklaringen handmatig beheren kost veel tijd. Met deze oplossing registreren onderaannemers hun medewerkers en uploaden zij documenten zelf via AFAS OutSite. Zo houd jij altijd overzicht zonder administratieve rompslomp.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Zelfregistratie door onderaannemers
Onderaannemers voegen hun medewerkers en documenten zelf in via OutSite.
Volledigheid in één oogopslag
Direct zichtbaar welke documenten ontbreken of verlopen zijn.
Inzicht in einddatums
Verloopdata van VCA, A1 en andere documenten altijd in beeld.
Minder administratief werk
Jij hoeft niets handmatig in te voeren — de onderaannemer regelt het zelf.
Gecontroleerde toegang
Elke onderaannemer ziet en beheert alleen zijn eigen medewerkers en dossiers.
Toegankelijk via OutSite
Geen extra software nodig — alles verloopt binnen de bestaande AFAS-omgeving.
Compliance-tool voor OutSite
Werken jullie met onderaannemers waarbij identificatie, VCA-certificaten of A1-verklaringen verplicht zijn voordat iemand de werkplek op mag? Dan weet je hoe tijdrovend het is om al die documenten zelf op te vragen, te controleren en bij te houden. Met de compliance-tool van Flinker Ontwikkeling regelen jullie dat anders: onderaannemers registreren hun eigen medewerkers en uploaden de vereiste documenten rechtstreeks via AFAS OutSite. Jij houdt het overzicht, zonder de rompslomp.
ONDERAANNEMERS BEHEREN HUN EIGEN MEDEWERKERS
Via OutSite kan de onderaannemer zelf nieuwe medewerkers aanmelden voor een project. Naam, functie, de benodigde gegevens — de onderaannemer voert het in, jij hoeft er niet aan te pas te komen. Dat scheelt een hoop heen-en-weermailen.
DOCUMENTEN UPLOADEN VIA OUTSITE
Bij elke medewerker uploadt de onderaannemer direct de bijbehorende compliance documenten: een identiteitsbewijs, VCA-certificaat, A1-verklaring of wat er voor jullie project vereist is. Alles op de juiste plek, gekoppeld aan de juiste persoon. Geen losse bijlagen in je mailbox meer.
IN ÉÉN OOGOPSLAG INZICHT IN VOLLEDIGHEID EN VERLOOPDATUMS
De onderaannemer ziet direct of het dossier van een medewerker compleet is én wanneer documenten verlopen. Zo kunnen zij zelf tijdig actie ondernemen, zonder dat jij er steeds achteraan hoeft. Voor jullie organisatie betekent dit minder handmatig controleren en minder risico op een medewerker op de werkplek met een verlopen of ontbrekend document. Dat geeft rust.
STEL JE VOOR...
Je bent projectcoördinator en bent verantwoordelijk voor de compliance van alle onderaannemersmedewerkers op een groot bouwproject.
Vroeger: documenten opvragen, ontvangen en zelf verwerken
Tot nu toe stuurde je aan het begin van elk project een mail naar alle onderaannemers met het verzoek om de documenten van hun medewerkers op te sturen. De één reageert snel, de ander moet je twee keer herinneren. De documenten komen gefragmenteerd binnen — soms als bijlage, soms via WeTransfer — en jij typt de gegevens over in AFAS. Weken later ontdek je dat een VCA-certificaat al twee maanden geleden verlopen was. Weer een mailtje sturen.
Nu: onderaannemers regelen het zelf via OutSite
Gelukkig werken jullie nu met de compliance-tool van Flinker Ontwikkeling. Je stuurt de onderaannemer een link naar OutSite en zij registreren hun eigen medewerkers en uploaden de documenten direct. Jij ziet in één overzicht welke dossiers compleet zijn en welke documenten binnenkort verlopen. Geen losse mails, geen handmatig overtypen, en geen verrassingen op de werkplek. Wel zo prettig.
Interesse in Controle op compliance documenten in AFAS OutSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Deze oplossing stelt onderaannemers in staat om via AFAS OutSite zelfstandig medewerkers te registreren en de bijbehorende compliance documenten te uploaden. Denk aan identificatiebewijzen, VCA-certificaten en A1-verklaringen. De beheerder van de hoofdorganisatie hoeft deze gegevens niet meer handmatig in te voeren of op te vragen — de onderaannemer regelt dit rechtstreeks in OutSite.
Naast het uploaden krijgt de onderaannemer direct inzicht in de volledigheid van het dossier per medewerker en de vervaldatums van de ingediende documenten. Zo is in één oogopslag duidelijk welke documenten ontbreken of binnenkort verlopen.
Datastromen
- Onderaannemers registreren medewerkers via een formulier in OutSite. De gegevens worden weggeschreven naar Profit.
- Compliance documenten worden als dossieritem opgeslagen in het dossier van de betreffende medewerker binnen Profit.
- Via een GetConnector worden de dossierstatus en vervaldatums van documenten per medewerker teruggegeven aan de OutSite-omgeving, zodat de onderaannemer het overzicht actueel kan raadplegen.
- Bij het verwerken van documenten wordt gecontroleerd of de vereiste documenttypen aanwezig zijn en of de bijbehorende geldigheidsdata zijn ingevuld.
Let op: de oplossing is afhankelijk van een correcte inrichting van de OutSite-omgeving en de bijbehorende autorisaties voor de onderaannemersaccounts. Zonder de juiste toegangsrechten kunnen onderaannemers geen medewerkers registreren of documenten uploaden.
Betrokken AFAS-onderdelen
- OutSite — het portaal waarmee onderaannemers medewerkers registreren en documenten aanleveren.
- Profit — de medewerkers- en dossieradministratie waarin registraties en documenten worden opgeslagen.
- Dossierbeheer — compliance documenten worden als dossieritem aan het medewerkerdossier gekoppeld binnen Profit.