Declaraties indienen via AFAS OutSite.
Declaraties snel ingediend, automatisch verwerkt — geen handwerk meer.
Externen die kosten maken kunnen declaraties snel en eenvoudig indienen via een portaal. De gegevens worden automatisch verwerkt in AFAS als crediteur, inkoopfactuur en dossieritem. Zo bespaart de backoffice tijd en verlopen uitbetalingen via AFAS foutloos.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Declareren via portaal
Externen dienen declaraties in via een online formulier, zonder tussenkomst van de backoffice.
Automatische verwerking
Ingediende gegevens worden direct verwerkt als crediteur en inkoopfactuur in AFAS.
Dossier automatisch aangemaakt
Elk declaratieverzoek wordt opgeslagen als dossieritem met bijlage in AFAS.
Foutloze uitbetaling
Uitbetaling verloopt via de betaalopdracht-functionaliteit van AFAS — zonder handmatige stappen.
Minder werk voor backoffice
Geen e-mails verwerken of gegevens overtypen — het proces loopt automatisch.
Declaraties indienen via OutSite
Werk je met vrijwilligers of andere externen die kosten maken voor de organisatie? Dan weet je hoe omslachtig het declaratieproces standaard verloopt: een mailtje hier, een formuliertje daar, en de backoffice die handmatig alles moet overtypen in AFAS. Met de declaratietool van Flinker Ontwikkeling verloopt dat proces van begin tot eind automatisch — zonder handmatig werk voor jullie backoffice.
INDIENEN VIA EEN EIGEN PORTAAL OP OUTSITE
De vrijwilliger of externe medewerker vult het declaratieformulier in via het vrijwilligersportaal op OutSite. Geen losse e-mails, geen aparte systemen. Alles op één plek, voor iedereen die buiten jullie organisatie valt maar wel kosten maakt namens jullie.
AUTOMATISCHE VERWERKING IN AFAS PROFIT
Zodra de declaratie is ingediend, verwerkt de tool de informatie automatisch naar een crediteur, een openstaande post als inkoopfactuur en een dossieritem met bijlage. Jullie backoffice hoeft niets meer over te typen of handmatig aan te maken. Da's pas handig.
UITBETALEN VIA DE STANDAARD BETAALOPDRACHT IN AFAS
De ingediende declaratie is direct klaar voor uitbetaling via de betaalopdracht-functionaliteit van AFAS. Geen omwegen, geen apart systeem — gewoon de vertrouwde werkwijze in Profit, maar dan gevoed vanuit een gestroomlijnd aanleverprocesproces. Wel zo makkelijk.
STEL JE VOOR...
Je bent coördinator bij een organisatie die met tientallen vrijwilligers werkt. Aan het einde van de maand komen de declaraties binnen.
Vroeger: e-mails verzamelen en handmatig invoeren in Profit
Tot nu toe stuurde je een reminder naar alle vrijwilligers met het verzoek hun bonnetjes en declaraties per e-mail in te sturen. Vervolgens verzamelde je alles, maakte je per declarant handmatig een crediteur aan in Profit, voerde je de inkoopfactuur in en sloeg je de bijlage op in het dossier. Een tijdrovend klusje — en wie er één mailtje over het hoofd zag, moest alsnog achteraan.
Nu: vrijwilliger dient in, AFAS verwerkt automatisch
Gelukkig werken jullie nu met de declaratietool van Flinker Ontwikkeling. De vrijwilliger logt in op het portaal via OutSite, vult het formulier in en uploadt het bonnetje. Binnen een paar klikken is de declaratie ingediend. Aan jullie kant is de crediteur aangemaakt, de inkoopfactuur staat klaar en het dossieritem is opgeslagen — zonder dat de backoffice er iets voor heeft hoeven doen. Klaar voor uitbetaling via de betaalopdracht in AFAS. Dat scheelt tijd en geeft rust in het proces.
Interesse in Declaraties indienen via AFAS OutSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Deze oplossing stelt vrijwilligers en andere externen in staat om declaraties zelfstandig in te dienen via een portaal in OutSite. Het doel is om het declaratieproces te stroomlijnen: de indiener vult een formulier in en de verwerking naar de backoffice verloopt volledig automatisch, zonder dat een medewerker handmatig een e-mail hoeft te sturen of gegevens over te nemen.
Datastromen
Het proces start wanneer een vrijwilliger of externe het declaratieformulier invult op het portaal. De ingevoerde gegevens worden automatisch verwerkt naar Profit:
- Er wordt een crediteur aangemaakt of bijgewerkt op basis van de ingediende gegevens.
- De declaratie wordt weggeschreven als een inkoopfactuur (openstaande post).
- Een dossieritem met bijlage wordt aangemaakt, zodat de onderbouwing van de declaratie direct gekoppeld is aan de transactie in Profit.
Na verwerking is de declaratie beschikbaar voor uitbetaling via de standaard betaalopdracht-functionaliteit van AFAS Profit.
Let op: de kwaliteit van de verwerking is afhankelijk van de volledigheid en juistheid van de ingevoerde gegevens. Validatie vindt plaats op formulierniveau in OutSite; foutieve of onvolledige invoer bereikt de backoffice niet automatisch.
Betrokken AFAS-onderdelen
- OutSite — vrijwilligersportaal met het declaratieformulier
- Profit — verwerking van crediteur, inkoopfactuur, dossieritem en betaalopdracht