Samenvatting
- Pagina's in InSite en OutSite, invulformulieren, workflows, signalen, vrije velden en rapporten richt je in Profit zelf in.
- Voor de inrichting van AFAS zijn er de AFAS Experts van Flinker, ons moederbedrijf. Wat AFAS standaard niet heeft, bouwen wij.
- Een maatwerkproject begint met een intake en een oplossingsvoorstel met tijdlijn en budget. Na de livegang houden we het in beheer.
In dit artikel
Wat je in AFAS zelf inricht
Veel wensen los je op in de inrichting van Profit, zonder dat er iets gebouwd wordt. Dit regelt een applicatiebeheerder of key user zelf:
| Wat je zelf regelt | Goed om te weten | |
|---|---|---|
| InSite en OutSite | Op InSite de pagina's, het menu en tegels die een workflow starten, zoals "Ik wil iets declareren". Op OutSite onder meer het thema, het logo en het menu | De technische inrichting van OutSite doet AFAS |
| Invulformulieren | Een formulier op InSite of OutSite dat als dossieritem bij een persoon of organisatie komt | Dat kan alleen als aan het formulier een type dossieritem is gekoppeld |
| Workflows | Eigen workflows naast de meegeleverde. De afhandeling hangt aan verantwoordelijkheden, niet aan personen | Een workflow start onder meer vanuit een dossieritem, een signaal, een import of een UpdateConnector |
| Signalen | Een melding op gegevens, op een datum of repeterend | Een signaal gaat naar een gebruikersgroep in InSite of per e-mail, of start een workflow |
| Vrije velden | Extra velden op een groot aantal bestanden in Profit, met de Management tool | Het type en de opties van een veld wijzig je na het aanmaken niet meer |
| Rapporten en analyses | De meegeleverde rapporten, analyses met de Totalizer en elke weergave naar Excel | De standaardondersteuning van AFAS geldt niet voor rapporten die je zelf toevoegt |
De standaard groeit ook. Sinds Profit 8 boekt een leidinggevende in de matrix in InSite uren voor meerdere medewerkers tegelijk. Een wens die vroeger maatwerk vroeg, kan in een nieuwe versie van Profit standaard zijn.
Waar AFAS maatwerk begint
Past een wens niet in de inrichting, dan bouwen wij hem in een van drie vormen. Alle drie werken met de GetConnectoren en UpdateConnectoren van Profit.
Voor een ander systeem bouwen we een koppeling als maatwerk. Elke koppeling krijgt in Profit een eigen AppConnector. Daarin staat welke connectoren de koppeling mag aanroepen.
Een webapp in InSite of OutSite is een scherm dat de standaard niet heeft. In InSite accordeer je standaard losse urenregels. In ons overzicht voor uren accorderen staat per medewerker de hele week in één rij. Jullie administratie blijft in Profit: de webapp houdt er geen kopie van bij en bewaart zelf alleen metadata en logs.
Blijft er na een workflow of signaal werk over dat met de hand gaat, dan bouwen we een procesversneller: onze automatisering om AFAS heen. Een workflow vertelt iemand dat er iets te doen is. De procesversneller doet het werk en zet het resultaat in Profit. Hij start bijvoorbeeld vanuit een formulier op OutSite of een dossieritem in InSite.
Waar de standaard bij vijf klanten ophield
| Wat AFAS standaard doet | Wat wij bouwden | |
|---|---|---|
| Attentzorg en het BIG-register | Een BIG-registratie is een dossieritem met een vervaldatum. Zestig dagen ervoor start een signaal een workflow voor de herregistratie. In het BIG-register zelf kijkt Profit niet | Bij Attentzorg zoekt een koppeling elke nacht alle BIG-nummers op in het register en zet hij de uitkomst op de medewerker in Profit |
| Vitam en Microsoft Entra ID | Sinds Profit 8 synchroniseert Profit gebruikersgroepen met hun leden naar Entra ID. Ontbrekende gebruikers met een UPN maakt Profit daar aan | Bij Vitam, cateraar op ruim 300 locaties, maakt de koppeling elke nacht een account aan voor wie binnen twee weken in dienst komt. Op de avond van de laatste werkdag gaat het account dicht |
| Frapak en ActiveCampaign | AFAS biedt standaard geen koppeling met ActiveCampaign | Frapak in Zeewolde, maker van kunststofverpakkingen, gebruikt de koppeling in twee richtingen. Elk kwartier haalt de koppeling de deals op. Een deal in de afgesproken fase wordt een verkooprelatie met een forecast in Profit |
| hesi en 2BA | Het AFAS Help Center beschrijft geen standaardkoppeling met 2BA. Wel bestel je met een OCI-koppeling vanuit InSite in de webshop van een groothandel | Vanuit InSite wordt een product uit 2BA een artikel in Profit, met inkooprelaties en nettoprijzen. Bij hesi, installateur in Limburg, werkt de koppeling elke zondag om 02:00 de gewijzigde prijzen bij |
| Bouwgroep Peters en de projectprognose | In InSite raadpleeg je de werkbegroting. De projectprognose bijwerken doe je in Profit | Bij Bouwgroep Peters zet een projectprognose-tool de prognose op de projectpagina in InSite. Standopnames, bijstellingen en reserveringen doet de projectleider in hetzelfde scherm. Na twee maanden stond de tool live |
Heb je een AFAS Expert nodig of een ontwikkelaar?
Zoek je een AFAS specialist, dan hangt het van je vraag af wie je nodig hebt. AFAS Experts zijn volgens AFAS "gecertificeerde individuen die je helpen met de optimalisatie van onze software". Ze worden elk jaar getoetst op hun kennis. Implementatiepartners zijn gecertificeerde organisaties die AFAS implementeren.
Voor de inrichting van AFAS en voor advies is er Flinker, ons moederbedrijf. Flinker is implementatiepartner van AFAS, met gecertificeerde AFAS Experts.
Moet er iets gebouwd worden wat AFAS standaard niet heeft, dan heb je een ontwikkelaar nodig. Dat zijn wij, de softwaretak van Flinker. Flinker Ontwikkeling is zelf ook gecertificeerd AFAS-partner en bouwt koppelingen, webapps en procesversnellers alleen op AFAS.
Hoe een maatwerkproject bij ons loopt
- Intake. Om welk proces of systeem gaat het, welke gegevens horen erbij, welke kant gaan ze op en wanneer?
- Oplossingsvoorstel. Zwart op wit wat we bouwen, met een realistische tijdlijn en een helder budget.
- Bouwen en testen. In korte iteraties, zodat je tussentijds ziet wat er al werkt. Met welke techniek we bouwen, van de AFAS API tot de webapps in InSite, lees je op Softwareontwikkeling voor AFAS.
- Live en beheer. Na de livegang beheren we wat we bouwden. Verandert jullie inrichting, een proces, AFAS of het andere systeem, dan passen we het aan.
Gaat er iets mis, dan zie je dat waar jullie werken. De Entra ID-koppeling zet een fout bijvoorbeeld als dossieritem op de medewerker in Profit.
Wat AFAS maatwerk kost, staat in het oplossingsvoorstel. Een vast bedrag is er niet. De prijs hangt af van wat er terug moet naar Profit en hoeveel datastromen of schermen erbij horen. Bij een koppeling tellen ook de API van het andere systeem en hoe vaak hij draait. Het beheer na de livegang hoort er ook bij.
Bronnen
- AFAS: Maatwerk of standaardsoftware?
- AFAS: InSite
- AFAS Help Center: OutSite inrichten
- AFAS Help Center: Invulformulier inrichten InSite en OutSite
- AFAS Help Center: Workflow
- AFAS Help Center: Signalen
- AFAS Help Center: Vrije inrichting
- AFAS Help Center: Rapporten en analyses
- AFAS Help Center: Uren boeken per week, matrix
- AFAS: Connectoren
- AFAS: Partnernetwerk