AFAS BIG-register koppeling

In AFAS Profit leg je een BIG-registratie standaard vast als dossieritem, met het registratienummer, de soort registratie en de vervaldatum. Zestig dagen voor die vervaldatum start een signaal een workflow voor de herregistratie. In het BIG-register zelf kijkt Profit daarbij niet. Dat doet de AFAS BIG-register koppeling, die wij bouwen als koppeling op de AFAS API.

Het BIG-register geeft geen vervaldatum

Een BIG-registratie geldt vijf jaar. Zonder herregistratie op tijd wordt de registratie doorgehaald, en dan mag de zorgverlener geen voorbehouden handelingen meer doen. Als werkgever zie je in het register niet wanneer dat moment komt: de inschrijfdatum en de einddatum zijn niet openbaar. Het BIG-register schrijft werkgevers daarover: "Helaas kan deze informatie niet gedeeld worden. U kunt uw medewerker hier wel naar vragen."

Vooraf waarschuwen kan daarom alleen op een datum die jullie zelf bijhouden, zoals de vervaldatum in Profit. De koppeling gebruikt die datum niet. Hij kijkt in het register zelf of de registratie nog geldig is. Staat er een verkeerde vervaldatum in Profit, dan zie je op de medewerker toch wat het register zegt.

Hoe vaak de koppeling in het BIG-register kijkt

Bij Attentzorg, die de koppeling sinds 2022 gebruikt, draait hij elke nacht. Een nieuw ingevoerd BIG-nummer gaat daar de volgende nacht mee.

Wat de AFAS BIG-register koppeling controleert

Een GetConnector haalt per medewerker het BIG-registratienummer uit Profit, met de beroepsgroep, de geboortenaam en het voorvoegsel. Per nummer kijkt de koppeling of het openbare BIG-register een geldige registratie teruggeeft.

Ook vergelijkt hij de beroepsgroep, de geboortenaam en het voorvoegsel uit het register met wat in Profit staat. Is de beroepsgroep in Profit leeg, dan slaat hij die vergelijking over. Zo valt op als een BIG-nummer bij de verkeerde medewerker staat of bij een ander beroep hoort. Specialismen, beperkingen en maatregelen uit het register neemt de koppeling niet mee.

Verlopen en niet gevonden worden allebei inactief

Het BIG-register geeft alleen geldige registraties terug. Zoekt de koppeling een registratie op die verlopen is, dan krijgt hij hetzelfde antwoord als bij een nummer dat niet bestaat: geen resultaat. Allebei krijgen ze daarom de status inactief.

Waar je de uitkomst ziet in Profit

De koppeling schrijft de uitkomst in drie vrije velden op de medewerker: de status van de BIG-registratie, de datum van de laatste controle en een foutmelding. De status is een van deze vijf:

1. actief
2. inactief (geen resultaat in het register)
3. beroep komt niet overeen
4. geboortenaam komt niet overeen
5. technische fout of fout in het nummer

Status 5 krijgt een medewerker als het nummer iets anders dan cijfers bevat, of als het register geen antwoord geeft. In het veld foutmelding staat dan wat er misging. Bij de volgende controle zoekt de koppeling het nummer opnieuw op.

Aan elke status behalve actief zie je welke medewerker aandacht nodig heeft.

Wij bouwen en beheren de AFAS BIG-register koppeling

We bouwen de koppeling voor jullie AFAS-omgeving, ook als jullie nog niet met ons werken. Vooraf spreken we af waar het BIG-nummer in jullie Profit staat en welke medewerkers meegaan. Daarna houden we de koppeling in beheer, net als de andere koppelingen die we met AFAS bouwen.