AFAS ActiveCampaign koppeling

AFAS biedt standaard geen koppeling met ActiveCampaign. Wij bouwen hem als koppeling op de AFAS API, met GetConnectoren en UpdateConnectoren aan de kant van Profit en de API van ActiveCampaign aan de andere kant. Bij onze klanten draaien twee varianten: de ene gaat alleen van AFAS naar ActiveCampaign, de andere werkt in twee richtingen.

Welke gegevens van AFAS naar ActiveCampaign gaan

De koppeling zet de contacten uit Profit in ActiveCampaign, samen met hun organisatie. Die wordt daar een account, met het contact eraan gekoppeld. Welke velden meegaan, spreken we per klant af. Bij een van onze klanten zijn dat per account onder meer de SBI-code, of de organisatie debiteur is en de begin- en einddatum van het contract. Daarop kan marketing in ActiveCampaign selecteren.

In ActiveCampaign zoekt de koppeling elk contact aan de hand van het e-mailadres. Bestaat het al, dan werkt hij het bij, anders maakt hij het aan. Zo maakt de koppeling geen dubbele contacten aan.

Heeft een contact een ongeldig e-mailadres, dan gaat het niet mee en staat de foutmelding op het contact in Profit. Daar zie je ook wanneer het contact voor het laatst is gesynchroniseerd.

Hoe vaak de koppeling synchroniseert

De koppeling draait op een vast ritme per stroom, niet bij elke wijziging. Bij een klant met alleen de stroom naar ActiveCampaign gaan de contacten elk uur naar ActiveCampaign. Bij een klant met de variant in twee richtingen haalt de koppeling elk kwartier de deals op, en komen tags en websitebezoeken elke nacht naar AFAS.

Van deal in ActiveCampaign naar forecast in AFAS

In de variant in twee richtingen pakt de koppeling een deal op als die in de fase staat die we bij de bouw afspreken. Hij zoekt de organisatie op tussen de verkooprelaties in Profit. Staat die er nog niet in, dan maakt hij een nieuwe verkooprelatie aan, met adres en contactpersoon.

Daarna zet de koppeling een forecast in AFAS, met de contactpersoon, de valuta en de begindatum uit de deal. Het nummer van die forecast gaat terug naar de deal, en de deal schuift door naar de volgende fase.

Gaat er iets mis, dan zet de koppeling de deal in een aparte foutfase, met een notitie over wat er fout ging. De koppeling probeert het niet vanzelf opnieuw, dus in die fase zien jullie welke deals aandacht nodig hebben.

Tags en websitebezoeken terug in AFAS

In dezelfde variant komen tags uit ActiveCampaign op het contact in Profit, in een vrij veld. Websitebezoeken die ActiveCampaign met zijn site tracking vastlegt, komen als dossieritem op de verkooprelatie en de forecast. Zo ziet de accountmanager in AFAS welke pagina's een klant heeft bekeken, zonder ActiveCampaign te openen.

Zo werkt het bij Frapak

Frapak in Zeewolde maakt kunststofverpakkingen en produceert in meerdere Europese landen. Het bedrijf gebruikt de koppeling in twee richtingen. Vult een bezoeker op de website van Frapak een formulier in, dan haalt de koppeling de bedrijfsgegevens op bij Dun & Bradstreet. Daarin staan onder meer het KvK-nummer, het btw-nummer, de rechtsvorm, de omzet en het aantal medewerkers. Contact en account komen met die gegevens en het DUNS-nummer in ActiveCampaign.

Bereikt een deal de afgesproken fase, dan herkent de koppeling de organisatie in AFAS aan dat DUNS-nummer. Een nieuwe verkooprelatie krijgt de bedrijfsgegevens van Dun & Bradstreet mee. Op de forecast zet de koppeling de verantwoordelijke die bij het land van de klant hoort.

Wij bouwen en beheren de AFAS ActiveCampaign koppeling

We bouwen de koppeling voor jullie AFAS-omgeving, ook als jullie nog niet met ons werken. Vooraf spreken we af of jullie de variant in twee richtingen willen, welke velden meegaan en in welke fase een deal naar AFAS gaat. Daarna houden we de koppeling in beheer, net als de andere koppelingen die we met AFAS bouwen.