- Klant
- Bouwgroep Peters, sinds 2022
- Branche
- Bouw
- Wat we bouwden
- Uren boeken voor teams, projectprognose-tool in AFAS InSite
- Projectleider bij ons
- Anne Mark van der Wielen
Samenvatting
- De loonadministrateur verwerkt geen Excel-bestanden met uren meer.
- Standaard werk je in AFAS niet via InSite aan een projectprognose. Dat gaat in Profit.
- De projectprognose-tool zet de prognose op de projectpagina in InSite, met standopnames, bijstellingen en reserveringen in hetzelfde scherm.
- De projectprognose-tool stond na twee maanden live. Er draaiden toen al twee projecten op.
In dit artikel
Uren regel voor regel, prognoses vol handwerk
De uitvoerders boekten elke week de uren van hun medewerkers in AFAS, regel voor regel. Een deel van hen hield de uren liever bij in Excel. Die bestanden verwerkte de loonadministrateur daarna met de hand.
Elke maand rapporteren de projectleiders over de voortgang van hun projecten. Controller Dirk Mallegrom: "Hoe verloopt de inkoop? Kom je uit met je uren? Dat soort zaken. Maar het opstellen van een projectprognose is omslachtig in AFAS. Ze tonen niet altijd de juiste dingen en je moet veel handmatige handelingen doen."
Uren boeken door vorige week te kopiëren
Voor de uitvoerders bouwden we een urentool, Uren boeken voor teams, waarin ze de uren in een matrix invoeren. Zo gaat een week nu:
- De uren van het project van de week ervoor kopiëren.
- Controleren en aanpassen waar nodig.
- De bewakingscodes toevoegen.
- Opslaan en verzenden.
Het Excel-werk van de loonadministrateur is daarmee verleden tijd.
Projectprognose in AFAS InSite
Standaard werk je in AFAS niet via InSite aan projectprognoses. Je kunt er de werkbegroting raadplegen, maar de prognose bijwerken doe je in Profit. Dirk belde onze projectleider Anne Mark van der Wielen. Zijn wens:
De projectrapportage moet makkelijk tot stand komen, zodat de projectleiders snel kunnen zien wat het effect van hun mutaties op de cijfers is. Daarom wilde ik graag een simpele invoer, snel kunnen muteren en overzicht creëren.
Onze projectprognose-tool in AFAS InSite zet de actuele prognose op de projectpagina, met de bestedingen binnen en buiten inkoop. Standopnames, bijstellingen en reserveringen doet de projectleider vanuit hetzelfde scherm. De tool rekent meteen door, zodat het effect op het verwachte projectresultaat direct zichtbaar is. Een klik op een regel toont de details, zoals de bijbehorende facturen.
Zo werkt het in AFAS
| Van en naar Profit | |
|---|---|
| Projectgegevens | Een GetConnector haalt onder meer nacalculatieregels, inkooporders en contracten uit Profit |
| Standopnames en bijstellingen | Gaan via de UpdateConnectoren voor projectprognosegegevens terug naar Profit |
| Reserveringen | Gaan via de UpdateConnector voor de inkoopgegevens van het project terug naar Profit |
De tool bouwt voort op de standaard projectmodule van AFAS. Hoe hij werkt, hangt dus af van hoe projectadministratie en nacalculatie in Profit zijn ingericht.
Wat het oplevert
Dirk schat dat de urentool de uitvoerders al snel een half uur tot een uur per week scheelt. De projectprognose-tool stond na twee maanden live, en er draaiden toen al twee projecten op.
In een paar maanden tijd is de tool goed ingeburgerd. De projectleiders kunnen eigenlijk niet meer zonder.
Wat we nog meer voor bouwbedrijven maken, zie je bij AFAS-oplossingen voor de bouw.