AFAS 2BA koppeling met Unifeed

Een product uit 2BA wordt een artikel in AFAS, met de leveranciers die je kiest en hun prijzen.

Met de AFAS 2BA koppeling ga je vanuit InSite naar 2BA Unifeed en kom je terug met het product dat je kiest. In drie stappen staat het als artikel in AFAS Profit, met inkooprelaties, eenheden, nettoprijzen en productfoto. Daarna houdt de koppeling de inkoopprijzen bij met de nettoprijzen uit 2BA.

Demo aanvragen Contact opnemen

Kenmerken

Wat maakt deze oplossing anders.

Inkoopprijzen elke zondag

Bij hesi, installateur in Limburg, vergelijkt de koppeling elke zondag om 02:00 de nettoprijs in 2BA met de prijs in AFAS en schrijft alleen een gewijzigde prijs weg.

Alle leveranciers naast elkaar

Per leverancier zie je itemcode, besteleenheid, staffel, minimumaantal en nettoprijs. Je kiest zelf welke leveranciers je aan het artikel koppelt.

Bestaand artikel wordt aangevuld

Staat het artikel al in AFAS, dan maakt de koppeling het niet opnieuw aan. Groepen en voorraadinstellingen blijven zoals ze zijn.

Oude prijs blijft als historie

Een nieuwe prijs komt erbij als nieuwe regel met een begindatum, zodat de vorige prijs in Profit bewaard blijft.

Controle per regel

Een onbekende eenheid, een dubbele leverancier of een ontbrekende GLN zie je in het formulier, voordat het artikel in AFAS staat.

In beeld

Bekijk AFAS 2BA koppeling met Unifeed in actie.

Het AFAS Help Center beschrijft geen standaardkoppeling tussen Profit en 2BA. Wel heeft AFAS OCI-koppelingen: je bestelt vanuit InSite in de webshop van een groothandel, zoals Technische Unie, en Profit maakt er een inkoopaanvraag van. Met de AFAS 2BA koppeling zoek je in de hele 2BA-datapool, bij alle leveranciers tegelijk, en wordt het product dat je kiest een artikel in Profit. Wij bouwen hem als koppeling op de AFAS API.

Van InSite naar 2BA Unifeed en terug

2BA is de datapool waarin fabrikanten hun productgegevens zetten en groothandels hun handelsgegevens, zoals prijzen en verpakkingseenheden. Unifeed is de online omgeving van 2BA waarin je die datapool doorzoekt en filtert. Software kan ernaar doorverwijzen: kies je een product, dan gaat het terug naar die software.

Zo werkt de koppeling ook. Vanuit InSite ga je naar Unifeed, waar je inlogt met jullie eigen 2BA-account. Je zoekt het product op en kiest het. Daarna kom je terug op een pagina in InSite, met het product al ingevuld.

Een artikel aanmaken in drie stappen

In de eerste stap vul je het artikel aan. De omschrijving uit 2BA kun je aanpassen. Artikelgroep en presentatiegroep kies je uit de lijsten in AFAS, en je vult de voorraadinstellingen in: minimumvoorraad en aanvullen tot.

In de tweede stap staan de leveranciers die het product in 2BA aanbieden, elk met itemcode, besteleenheid, staffel, minimumaantal en nettoprijs. Je kiest welke leveranciers en eenheden je toevoegt. Per regel laat een controlekolom zien of de leverancier al is toegevoegd en of de GLN ontbreekt bij de inkooprelatie in Profit. Kies je een regel met een eenheid die AFAS niet kent, of twee keer dezelfde leverancier, dan meldt het formulier dat.

In de derde stap kies je de voorkeursleverancier. Daarna maakt de koppeling het artikel aan in AFAS.

Welke gegevens de koppeling in AFAS zet

Bij een nieuw artikel zet de koppeling dit in Profit:

het artikel, met omschrijving, GTIN, artikelgroep, presentatiegroep en basiseenheid;
de extra eenheden die je in stap 2 kiest;
per gekozen leverancier de itemcode en de nettoprijs bij de inkooprelatie;
bij de voorkeursleverancier de brutoprijs, en een verrekenprijs op basis van de nettoprijs;
de productgroep;
de productfoto uit de bijlagen in 2BA.

ETIM-kenmerken neemt de koppeling niet over.

Als het artikel al in AFAS staat

De koppeling zoekt het artikel op aan de hand van de GTIN. Staat het er al, dan maakt hij het niet opnieuw aan. Groepen en voorraadinstellingen blijven zoals ze zijn. De koppeling vult aan wat ontbreekt: eenheden, leveranciers met hun itemcode en prijzen. Ook werkt hij de voorkeursinkooprelatie van het artikel bij. Een foto komt alleen mee bij een nieuw artikel.

Hoe vaak de inkoopprijzen worden bijgewerkt

De koppeling loopt op een vast moment de inkooprelaties in Profit langs. Bij hesi is dat elke zondag om 02:00. Per inkooprelatie vraagt hij bij 2BA de nettoprijs op die 2BA voor jullie account teruggeeft. Wijkt die af van de prijs in Profit, dan schrijft hij een nieuwe prijsregel weg, met de dag van de update als begindatum. De oude prijs blijft zo als historie in Profit staan. Is de prijs gelijk, dan verandert er niets.

Bij de voorkeursleverancier gaat ook de brutoprijs naar de algemene prijslijst. Bestel je in een eenheid van meer stuks, dan rekent de koppeling de prijs om naar de basiseenheid.

Zonder GLN geen prijsupdate

2BA herkent een leverancier aan zijn GLN, het Global Location Number van 13 cijfers. De koppeling leest dat nummer uit het veld Barcode van de inkooprelatie in Profit. Ontbreekt de GLN, dan zie je dat bij het aanmaken al in het formulier, en slaat de prijsupdate die inkooprelatie over. Kijk daarom na of bij jullie inkooprelaties de GLN in het veld Barcode staat.

Wij bouwen en beheren de AFAS 2BA koppeling

We bouwen de koppeling voor jullie AFAS-omgeving, ook als jullie nog niet met ons werken. Jullie hebben wel een eigen 2BA-account nodig met toegang tot Unifeed, want de nettoprijzen horen bij dat account. De verbinding tussen 2BA en AFAS regelen wij. Daarna houden we de koppeling in beheer, net als de andere koppelingen die we met AFAS bouwen.

Interesse in AFAS 2BA koppeling met Unifeed?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.

Demo aanvragen

Technische details

Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders

Doel en werking

De koppeling heeft twee onderdelen. Vanuit InSite maakt een medewerker een artikel aan in AFAS Profit op basis van een product uit 2BA Unifeed. Daarvoor gaat hij vanuit InSite naar Unifeed en komt hij met het gekozen product terug op een InSite-pagina. Unifeed zelf staat dus buiten InSite. Daarnaast vergelijkt de koppeling op een vast moment de inkoopprijzen in Profit met de nettoprijzen in 2BA en schrijft hij alleen een gewijzigde prijs weg. De klant heeft een eigen 2BA-account met toegang tot Unifeed nodig; de nettoprijzen horen bij dat account.

Datastromen

Artikel aanmaken (2BA → Profit)

Na de keuze in Unifeed haalt de koppeling de productgegevens op via de 2BA API: omschrijving, GTIN, leveranciersitemcodes, eenheden en de nettoprijs per leverancier. GetConnectoren halen uit Profit de artikelgroepen, presentatiegroepen, eenheden, artikelen, inkooprelaties, itemcodes en inkoopprijzen op. In stap 2 controleert de koppeling of de eenheid in AFAS bestaat, of een leverancier al is toegevoegd, of de inkooprelatie een GLN heeft en of een leverancier dubbel is gekozen.

In stap 3 schrijft de koppeling het artikel weg via FbItemArticle: omschrijving, GTIN, groepen, basiseenheid, de voorkeursinkooprelatie met brutoprijs en de verrekenprijs uit de nettoprijs. Extra eenheden gaan via FbUnitBasicItem, de itemcode per leverancier via FbItemCodeSupplier, de nettoprijs per leverancier via FbPurchPrice en de productgroep via FbProductGroupLines. De productfoto uit de 2BA-bijlagen komt als afbeelding bij het artikel.

Een artikel dat al bestaat, herkent de koppeling aan de GTIN. Hij maakt het niet opnieuw aan en wijzigt groepen en voorraadinstellingen niet. Ontbrekende eenheden, leveranciers met itemcode en prijzen voegt hij toe, en hij werkt de voorkeursinkooprelatie bij. Een foto komt alleen mee bij een nieuw artikel. ETIM-kenmerken neemt de koppeling niet over.

Prijsupdate (2BA → Profit)

Bij elke prijsupdate leest de koppeling per inkooprelatie de GLN uit het veld Barcode. Met die GLN en de itemcode van de leverancier vraagt hij bij de nettoprijsservice van 2BA de prijs op die bij het 2BA-account van de klant hoort; het antwoord bevat ook de brutoprijs. Wijkt de nettoprijs af van de prijs in Profit, dan schrijft hij via FbPurchPrice een nieuwe prijsregel weg met de datum van de update als begindatum. Voor de voorkeursinkooprelatie gaat ook de brutoprijs naar de algemene prijslijst. Prijzen voor een besteleenheid van meer dan één stuk rekent hij om naar de basiseenheid. Een inkooprelatie zonder GLN slaat de koppeling over.

Betrokken AFAS-onderdelen

Ordermanagement: artikelen, eenheden, inkooprelaties, inkoopprijzen, de algemene prijslijst en productgroepen.
InSite: het startpunt naar Unifeed en het formulier in drie stappen.
Connectoren: GetConnectoren voor het ophalen en de UpdateConnectoren FbItemArticle, FbUnitBasicItem, FbItemCodeSupplier, FbPurchPrice en FbProductGroupLines voor het wegschrijven.