Presentie via OutSite.
Moeiteloos aanwezigheid registreren, direct verwerkt in AFAS.
Externe begeleiders missen een makkelijke manier om deelnemers present te melden. Met deze OutSite-oplossing regelen zij presentie direct vanuit hun eigen omgeving. Geen omwegen, altijd actuele gegevens.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Presentie direct registreren
Begeleiders melden deelnemers present zonder omwegen of papierwerk.
Toegankelijk via OutSite
Werkt in de eigen omgeving van de begeleider, zonder extra inloggen.
Altijd actuele gegevens
Presentie wordt direct verwerkt in AFAS, geen vertraging of handmatige invoer.
Geschikt voor externe begeleiders
Ook begeleiders buiten je organisatie kunnen eenvoudig aanwezigheid bijhouden.
Centrale registratie in AFAS
Alle presentiemeldingen komen op één plek terecht, overzichtelijk en betrouwbaar.
Present melden op OutSite
Organiseren jullie cursussen of trainingen waarbij deelnemers aanwezig moeten zijn — en wil je de presentie direct en zonder omwegen in AFAS vastleggen? Met de present melden-tool van Flinker Ontwikkeling doe je dat eenvoudig vanuit OutSite.
De tool toont per evenement een overzicht van alle ingeschreven deelnemers. Met een paar klikken markeer je wie er aanwezig is — of draai je een eerdere markering terug. Alles wordt direct teruggeschreven naar AFAS.
EVENEMENT SELECTEREN MET ÉÉN KEUZE
Bij het openen van de pagina kies je het evenement waarvoor je de presentie wilt registreren. Alleen de evenementen die aan jou als docent zijn gekoppeld, verschijnen in de lijst — inclusief datum. Zo zie je meteen welk evenement je nodig hebt, zonder te hoeven zoeken tussen irrelevante items. Dat houdt het overzichtelijk.
DEELNEMERSLIJST IN ÉÉN OVERZICHT
Zodra het evenement geselecteerd is, laadt de tool de volledige deelnemerslijst voor dat evenement. Begin- en eindtijden van de sessie zijn direct zichtbaar in het scherm. Alles wat je nodig hebt, staat op één plek.
AANWEZIGHEID REGISTREREN OF ONGEDAAN MAKEN
Selecteer één of meerdere deelnemers en klik op Aanwezig om de presentie te bevestigen. Heb je een vergissing gemaakt of is iemand toch niet komen opdagen? Dan gebruik je Aanwezig ongedaan maken om de markering te corrigeren. De wijziging wordt meteen verwerkt in AFAS — geen tussenliggende stap, geen handmatig overtypen achteraf. Wel zo makkelijk.
STEL JE VOOR...
Je bent docent en staat op het punt een cursusdag te starten. De deelnemers druppelen binnen en je wil de presentie snel verwerken.
Vroeger: achteraf bijhouden op papier en handmatig invoeren in Profit
Je noteerde tijdens of na de cursusdag wie er aanwezig was op een vel papier of in een Excel-bestandje. Later die week — of soms nog later — opende je Profit Windows, zocht je het juiste cursusevenement op en voerde je per deelnemer de presentie in. Dat kostte tijd, en wie er even niet op lette, vergat het soms helemaal. Resultaat: incomplete of verouderde aanwezigheidsdata in AFAS.
Nu: direct aanvinken op OutSite, klaar
Gelukkig werken jullie vanaf nu met de present melden-tool van Flinker Ontwikkeling. Je opent OutSite, kiest jouw evenement uit de lijst en ziet meteen alle ingeschreven deelnemers in één scherm. Terwijl de cursusdag begint, vink je aan wie er is. Iemand die toch niet kwam? Eén klik om dat te corrigeren. De data staat direct in AFAS — geen papieren lijstjes, geen achterafwerk, geen vergeten invoer. Dat scheelt tijd en geeft inzicht.
Interesse in Presentie via OutSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Deze oplossing stelt externe begeleiders van evenementen in staat om deelnemers present te melden via OutSite. De begeleider selecteert een evenement en ziet een overzicht van de bijbehorende deelnemers. Vervolgens kan per deelnemer de aanwezigheid worden geregistreerd of ongedaan gemaakt. De registratie wordt direct teruggeschreven naar Profit, zonder dat de begeleider toegang nodig heeft tot Profit Windows of OutSite.
Datastromen
Bij het openen van de pagina worden via GetConnectors de volgende gegevens opgehaald uit Profit:
- De evenementen waaraan de ingelogde begeleider is gekoppeld, gefilterd op de gebruiker uit de actieve OutSite-sessie.
- De deelnemers die zijn ingeschreven voor het geselecteerde evenement, inclusief sessie- en organisatiegegevens die nodig zijn voor de verwerking.
De begeleider selecteert één of meerdere deelnemers en kiest de actie Aanwezig of Aanwezig ongedaan maken. Alleen de geselecteerde rijen worden verwerkt. Zijn er geen rijen geselecteerd, dan wordt de actie zonder wijziging afgerond.
De aanwezigheidsstatus wordt per deelnemer weggeschreven naar Profit via de KnCourseSessionMember UpdateConnector. Bij de actie Aanwezig wordt de presentievlag op waar gezet; bij Aanwezig ongedaan maken wordt deze op onwaar gezet. Na verwerking herlaadt de pagina met het eerder geselecteerde evenement voorgeselecteerd.
Bij een fout in de verwerking — bijvoorbeeld een mislukte schrijfactie naar Profit — wordt een foutmelding teruggegeven aan de interface.
Betrokken AFAS-onderdelen
- Profit: bronregistratie van evenementen, sessies en deelnemers; doelomgeving voor de presentieregistratie via de KnCourseSessionMember UpdateConnector.
- OutSite: toegangspoort voor de externe begeleiders; de oplossing is uitsluitend toegankelijk via een actieve OutSite-sessie. Authenticatie verloopt op basis van het OutSite-domein en de sessie van de ingelogde gebruiker.
Let op: de oplossing is specifiek ingericht voor gebruik door begeleiders die zijn gekoppeld aan een of meer evenementen in Profit. Begeleiders zien uitsluitend de evenementen waarvoor zij zijn geautoriseerd.