Verkoopfacturen via AFAS InSite.
Van aanvraag tot factuur: snel, compleet en zonder gedoe.
Eenmalige kosten doorbelasten aan een klant kost in het onderwijs en de zorg vaak veel tijd door omslachtige e-mailprocessen. Met de verkoopfactuur-tool van Flinker vraag je als medewerker eenvoudig een factuur aan via InSite. Na goedkeuring door de administratie wordt automatisch een factuur aangemaakt — zonder handmatig overtypen.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Aanvragen via InSite
Medewerkers dienen een factuuraanvraag in via InSite, zonder e-mail of losse afstemming.
Verplichte velden, altijd compleet
Jij bepaalt welke gegevens vereist zijn. Zo mist een aanvraag nooit een kostenplaats of relatie.
Taak naar de administratie
Na het indienen krijgt de administratie direct een taak. Geen aanvraag blijft onopgemerkt liggen.
Automatisch factuur aangemaakt
Goedkeuring genereert direct een baliedirect-factuur in Profit — zonder handmatig overtypen.
Kortere doorlooptijd
Van aanvraag tot factuur gaat nu sneller, ook als de vaste contactpersoon afwezig is.
Inrichten naar jouw proces
Het aanvraagscherm sluit aan op de velden en structuur die jouw organisatie gebruikt.
Demo
Bekijk Verkoopfacturen via AFAS InSite in actie.
Verkoopfacturen via InSite
Werk jij in het onderwijs of de zorg en moet je af en toe kosten eenmalig doorbelasten aan een klant — denk aan een uitje, een evenement of een andere incidentele activiteit? Dan kent jullie organisatie waarschijnlijk ook de bijbehorende rompslomp: een mailtje naar de administratie, ontbrekende gegevens, trage opvolging en een factuur die er maar niet van komt. Met het verkoopfactuur-aanvraagproces van Flinker Ontwikkeling regel je dit via InSite — gestructureerd, foutloos en zonder onnodige vertraging.
EEN COMPLETE AANVRAAG VANUIT ÉÉN SCHERM
Jullie bepalen zelf welke gegevens verplicht meegestuurd moeten worden bij een aanvraag: kostenplaats, verkooprelatie, datum — wat de administratie ook nodig heeft, het zit standaard in het aanvraagscherm. Medewerkers kunnen daardoor niets vergeten, en de administratie ontvangt altijd een complete aanvraag. Dat voorkomt heen-en-weer mailen en houdt het proces strak.
AUTOMATISCH FACTUUR AANMAKEN NA GOEDKEURING
Keurt de administratie de aanvraag goed? Dan wordt er automatisch een baliedirect-factuur aangemaakt in Profit — zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook de tikfouten die bij handmatig overtypen nu eenmaal sluipen. De factuur verstrek je daarna gewoon via de gebruikelijke weg. Wel zo efficiënt.
STEL JE VOOR...
Je werkt in het onderwijs en hebt net een dagje uit georganiseerd voor een groep. Leuk geslaagd — maar de kosten moeten nu gefactureerd worden aan de klant.
Vroeger: een mailtje naar Peter, en dan maar afwachten
Je stuurt een mailtje naar Peter op de afdeling administratie. Maar je vergeet de kostenplaats mee te sturen, dus Peter komt dat even opvragen. Een week later is de factuur er nog niet, want Peter bleek op vakantie te zijn en niemand wist van jouw aanvraag af. Uiteindelijk regelt het zich wel, maar het duurt lang, het is foutgevoelig en niemand wordt er vrolijk van.
Nu: aanvragen via InSite, daarna loopt het vanzelf
Gelukkig werken jullie nu met het verkoopfactuur-aanvraagproces van Flinker Ontwikkeling. Je opent de aanvraagpagina op InSite, kiest de juiste verkooprelatie en vult alle verplichte velden in. Zodra je de aanvraag indient, verschijnt er automatisch een taak bij de administratie. Peter pakt hem op, keurt hem goed, en er staat direct een baliedirect-factuur klaar in Profit. Nog dezelfde week de deur uit met de reguliere factuurbatch. Jij en Peter hoeven het er daarna alleen nog over te hebben bij de koffieautomaat — lachend, ditmaal.
Interesse in Verkoopfacturen via AFAS InSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Deze oplossing ondersteunt medewerkers in het onderwijs of de zorg bij het aanvragen van verkoopfacturen voor eenmalige doorbelastingen — zoals kosten voor een uitje of evenement. Via een aanvraagscherm in InSite dient een medewerker een factuurverzoek in. Na goedkeuring door de administratie wordt automatisch een baliedirect-factuur aangemaakt in Profit.
Het proces vervangt informele communicatie via e-mail en elimineert de kans op incomplete aanvragen of vertraging door afwezigheid van een specifieke medewerker.
Datastromen
Het proces verloopt als volgt:
- Een medewerker vult het aanvraagscherm in InSite in. Het scherm bevat alle verplichte velden die de organisatie zelf heeft gedefinieerd, zoals verkooprelatie, kostenplaats en factuurbedrag. Hierdoor worden onvolledige aanvragen voorkomen.
- Na indiening wordt een goedkeurstaak aangemaakt voor de administratie.
- Na goedkeuring van de taak wordt via een UpdateConnector automatisch een baliedirect-factuur weggeschreven naar Profit. Er zijn geen handmatige vervolgstappen nodig.
- De factuur is vervolgens beschikbaar voor verstrekking via het reguliere factuurproces in Profit.
Let op: welke velden verplicht zijn in het aanvraagscherm, stel je in tijdens de implementatie. Zorg dat deze aansluiten op de vereisten van jullie financiële administratie, zodat de gegenereerde factuur direct correct is.
Betrokken AFAS-onderdelen
- Profit — aanmaken en beheren van de baliedirect-factuur na goedkeuring
- InSite — aanvraagscherm voor medewerkers en taakafhandeling voor de administratie