Bestelformulier InSite.
Voorraden aanvullen doe je nu gewoon vanuit het magazijn, met één formulier.
Magazijnbeheer zonder papieren lijsten of omslachtige systemen. Met dit bestelformulier in InSite legt de magazijnmedewerker eenvoudig bestellingen vast via de iPad. Voorraden checken en aanvullen gebeurt direct op de werkvloer. Efficiënter inkopen, minder fouten.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Werkt op iPad
Bestel direct vanaf de werkvloer via InSite op de iPad.
Direct vastleggen
Leg bestellingen vast terwijl je door het magazijn loopt.
Voorraad checken
Bekijk actuele voorraadstanden ter plekke bij het schap.
Minder fouten
Geen overtypen meer: bestel wat je ziet, waar je het ziet.
Tijdbesparend
Geen omweg meer via de desktop, alles regel je onderweg.
Gekoppeld aan AFAS
Bestellingen komen direct in AFAS Profit terecht.
In beeld
Bekijk Bestelformulier InSite in actie.
Bestelformulier op InSite
Werken jullie met een vrij bestand in AFAS voor het beheren van te bestellen artikelen, maar mist jullie inkoopproces een centrale plek waar medewerkers de benodigde artikelen kunnen opgeven en de inkoopafdeling direct kan doorzetten naar een inkooporder of -offerte? Met het bestelformulier van Flinker Ontwikkeling regel je dat allemaal op één plek: InSite.
Het formulier toont per artikel de actuele voorraad, minimumvoorraad, aanvullen-tot-niveau en wat er al in bestelling staat. De inkoper ziet in één oogopslag wat er nodig is en kan direct actie ondernemen — zonder Profit te hoeven openen.
ARTIKELEN OPVOEREN MET AUTOCOMPLETE EN VOORKEURSLEVERANCIER
Artikelen toevoegen gaat snel via een autocomplete-veld. Bij het selecteren van een itemcode worden de omschrijving, eenheid en voorkeursleverancier automatisch ingevuld. Ook de bestelstaffel en de actuele inkoopprijs van de geselecteerde leverancier worden meteen opgehaald. Zo hoef je niets handmatig over te typen en is de kans op fouten minimaal.
INKOOPPRIJS EN LEVERANCIERSKEUZE IN ÉÉN SCHERM
Per artikel kies je de inkooprelatie uit een lijst met beschikbare leveranciers, inclusief de bijbehorende inkoopprijs. Biedt een andere leverancier een lagere prijs? Dan kleurt het leveranciersveld direct op zodat dat meteen opvalt. Zo stimuleer je kostenbewust inkopen zonder dat de inkoper zelf alle prijzen hoeft te vergelijken. Dat scheelt tijd en geeft inzicht.
INGEBOUWDE VALIDATIE OP BESTELSTAFFELS EN AANTALLEN
Het formulier valideert automatisch of het opgegeven aantal een veelvoud is van de bestelstaffel, of het aantal groter is dan nul, en of een itemcode niet dubbel voorkomt. Regels met een fout worden direct zichtbaar gemarkeerd, inclusief een heldere foutmelding. Zo voorkom je dat er incorrecte inkooporders worden aangemaakt.
DIRECT AANMAKEN VAN INKOOPORDER OF INKOOPOFFERTE
Gebruikers met de juiste inkooptaak in de workflow zien twee extra knoppen: Aanmaken inkooporder en Aanmaken inkoopofferte. Met één klik worden de geselecteerde regels gegroepeerd per leverancier en als inkooporder (FbPurch) of inkoopofferte (FbPurchQuotation) weggeschreven in AFAS. Het gegenereerde ordernummer wordt daarna automatisch teruggeschreven naar de betreffende regels in het vrije bestand. Lekker makkelijk.
VOORRAADNIVEAUS BIJSTELLEN VANUIT HET FORMULIER
Via een subscherm per artikel kunnen de minimumvoorraad en het aanvullen-tot-niveau direct worden bijgesteld. De wijziging wordt meteen teruggeschreven naar het artikelstambestand in AFAS — of het nu een enkelvoudig artikel (FbItemArticle) of een samenstelling (FbComposition) betreft. Zo blijft jullie voorraadstrategie up-to-date zonder omweg via Profit.
STEL JE VOOR...
Je bent inkoper en ontvangt aan het begin van de week een seintje dat er een nieuw bestelformulier klaarstaat.
Vroeger: overzicht samenstellen uit meerdere bronnen en orders handmatig aanmaken
Tot nu toe zette je een Excel open om te zien welke artikelen aangevuld moesten worden. Vervolgens opende je Profit om de actuele voorraden te controleren, de leveranciers op te zoeken en de inkoopprijzen te vergelijken. Daarna maakte je per leverancier handmatig een inkooporder aan. Een bewerkelijk klusje, en een vergeten staffel of een tikfout in de hoeveelheid was zo gemaakt.
Nu: alles in één overzicht op InSite afhandelen
Vanaf nu open je het bestelformulier gewoon op InSite. Je ziet per artikel direct de voorraad, het minimum, wat er al in bestelling staat en welke leveranciers beschikbaar zijn. Regels met een afwijkende prijs springen er meteen uit. Je vinkt de te bestellen artikelen aan, controleert de aantallen — het formulier waarschuwt je als er iets niet klopt — en klikt op Aanmaken inkooporder. AFAS verwerkt de orders per leverancier en de ordernummers verschijnen direct in het overzicht. Klaar.
Interesse in Bestelformulier InSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Het bestelformulier is een WebApp die toegankelijk is via InSite en is ontworpen voor gebruik in het magazijn, bijvoorbeeld op een tablet. Medewerkers kunnen hiermee op een eenvoudige manier de voorraad controleren en bestellingen vastleggen zonder dat zij toegang nodig hebben tot Profit Windows.
Het formulier toont een lijst van artikelen met bijbehorende gegevens zoals het aangetroffen voorraadaantal, de minimumvoorraad, de aanvulnorm en het aantal dat besteld moet worden. Per artikel kan de medewerker de leverancier selecteren en de inkoopprijs inzien. Afhankelijk van de toegewezen rol in het werkproces zijn aanvullende acties beschikbaar: het direct aanmaken van een inkooporder of een inkoopofferte vanuit het formulier.
Via een subscherm kunnen de minimumvoorraad en aanvulnorm per artikel worden bijgewerkt, waarna deze gegevens direct worden teruggeschreven naar Profit.
Datastromen
Bij het openen van het formulier worden via GetConnectors de benodigde gegevens opgehaald uit Profit:
- Artikelen met voorraadgegevens, minimumvoorraad, aanvulnorm en bestelstaffel
- Beschikbare leveranciers per artikel inclusief inkoopprijzen
- Reeds vastgelegde bestelregels uit een vrij bestand, gefilterd op het bijbehorende dossieritem
- Workflowstatus, op basis waarvan wordt bepaald of de gebruiker inkooporders en -offertes mag aanmaken
Bij het opslaan worden gewijzigde, nieuwe en verwijderde regels teruggeschreven naar het vrije bestand in Profit.
Voor het aanmaken van een inkooporder worden de geselecteerde regels gegroepeerd per leverancier en weggeschreven via de FbPurch UpdateConnector. Bij het aanmaken van een inkoopofferte gebeurt dit via de FbPurchQuotation UpdateConnector. Het toegekende order- of offertenummer wordt vervolgens teruggeschreven naar het vrije bestand.
Wanneer via het subscherm voorraadnormen worden aangepast, worden deze bijgewerkt via de FbItemArticle UpdateConnector (voor standaard artikelen) of de FbComposition UpdateConnector (voor samengestelde artikelen).
Tijdens de verwerking worden onder andere de volgende validaties uitgevoerd:
- Het te bestellen aantal moet een veelvoud zijn van de bestelstaffel.
- Het te bestellen aantal moet groter zijn dan nul.
- Een itemcode mag niet meer dan één keer voorkomen in de bestellijst.
- Een artikel waarvoor al een inkooporder bestaat, kan niet nogmaals worden opgegeven bij het aanmaken van een order.
Rijen met een validatiefout worden visueel gemarkeerd in het formulier. Wanneer een alternatieve leverancier beschikbaar is tegen een lagere inkoopprijs, wordt de leverancierskeuze eveneens visueel gesignaleerd.
Let op: De knoppenacties voor het aanmaken van inkooporders en -offertes zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de daarvoor benodigde taak in de workflow. Medewerkers zonder deze rechten zien uitsluitend de velden die relevant zijn voor de voorraadtelling.
Betrokken AFAS-onderdelen
- Profit — artikelen, voorraadgegevens, inkooprelaties, inkoopprijzen, vrije bestanden, dossieritems, inkooporders en inkoopoffertes
- InSite — toegangspunt voor het bestelformulier; authenticatie verloopt via de InSite-sessie