Uren accorderen via OutSite.
Laat opdrachtgevers uren direct accorderen in jouw klantportaal.
AFAS biedt standaard geen mogelijkheid om uren te accorderen via OutSite. Met de accorderingstool van Flinker laat je opdrachtgevers eenvoudig inloggen op het klantportaal en uren per project goedkeuren of afkeuren. Veilig ingericht: elke contactpersoon ziet alleen de uren van zijn eigen projecten. Geen Excel-dumps meer, minder mailverkeer en minder fouten.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Accorderen via OutSite
Opdrachtgevers accorderen uren direct in het klantportaal, zonder tussenkomst van jou.
Alles in één overzicht
Alle nacalculatieregels en accoorderingsknoppen staan in één interactieve weergave.
Autorisatie per project
Contactpersonen zien alleen de uren van hun eigen organisatie en projecten.
Goedkeuren of afkeuren
Opdrachtgevers geven per regel akkoord of keuren af. Jij handelt alleen uitzonderingen af.
Geen Excel-dumps meer
Vervang handmatige exports en mailverkeer door een gestructureerd digitaal proces.
AVG-proof ingericht
Klantgegevens blijven gescheiden. Geen risico op het delen van verkeerde overzichten.
Uren accorderen via OutSite
AFAS biedt standaard geen mogelijkheid om uren te laten accorderen via OutSite. Met de accorderings-tool van Flinker Ontwikkeling kan dit wel.
Werk je als dienstverlener met projecten waarbij opdrachtgevers eerst akkoord moeten geven op gewerkte uren voordat je factureert? Dan kent dit proces waarschijnlijk veel heen-en-weer mailverkeer, Excel-exports en handmatig verwerken. Met de accorderings-tool van Flinker staat alles in één overzicht op OutSite — voor jou én voor je opdrachtgever.
ACCORDEREN IN ÉÉN INTERACTIEF OVERZICHT OP OUTSITE
Alle nacalculatieregels zijn zichtbaar in één interactieve weergave op OutSite. Vanuit datzelfde scherm kan de opdrachtgever regels direct accorderen of afkeuren — geen exports, geen losse mails, geen terugkoppeling handmatig verwerken. Welke details je per nacalculatieregel toont, stem je gewoon met Flinker af. Zo sluit het overzicht aan op wat jij en je opdrachtgever nodig hebben.
AUTORISATIE OP BASIS VAN ORGANISATIE EN PROJECT
Niet elke opdrachtgever mag elk project inzien. Dat spreekt voor zich. Daarom is de autorisatie zo ingericht dat contactpersonen alleen de uren zien van de projecten die aan hun eigen organisatie zijn gekoppeld. Zo houd je gegevens netjes gescheiden — ook vanuit AVG-perspectief. Wel zo veilig.
STEL JE VOOR...
Je bent projectcontroller bij een adviesbureau. Aan het einde van de maand moet je de gewerkte uren door opdrachtgevers laten accorderen voordat je kunt factureren.
Vroeger: Excel-dumps, mailtjes en handmatig verwerken
Je draait een export uit AFAS, zet die in een nette Excel en mailt die naar elke opdrachtgever apart. De één reageert snel, de ander laat even niks horen. Je stuurt een reminder. Uiteindelijk krijg je van iedereen een terugkoppeling — verspreid over meerdere mailthreads — en verwerk je de akkoorden en afkeuringen handmatig in AFAS. Vorige maand stuurde je per ongeluk het overzicht van de verkeerde klant mee. Dat leverde een vervelend gesprek op: verschillende tarieven zichtbaar én een AVG-issue. Dat had je liever niet gehad.
Nu: opdrachtgever logt in, accordeert zelf en jij factureert
Jullie OutSite-portaal bevat nu de accorderings-tool van Flinker Ontwikkeling. De opdrachtgever logt in, ziet direct zijn eigen projecten en nacalculatieregels, en accordeert of keurt af vanuit één overzicht. Geen exports, geen mailverkeer, geen handmatig overtypen. Jij richt je alleen nog op de afkeuringen die aandacht nodig hebben — en vervolgens op de facturatie vanuit AFAS. Dat scheelt tijd en geeft vertrouwen aan beide kanten.
Interesse in Uren accorderen via OutSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
AFAS biedt standaard geen mogelijkheid om uren te accorderen via OutSite. Deze oplossing voegt die functionaliteit toe aan een bestaand klantportaal in OutSite, zodat opdrachtgevers zelfstandig gewerkte uren kunnen inzien, accorderen of afkeuren — zonder tussenkomst van de eigen organisatie.
Het proces dat deze oplossing vervangt, is er doorgaans een van handmatige Excel-exports, e-mailverkeer en terugkoppeling per mail. Dat proces is tijdrovend, foutgevoelig en brengt risico's met zich mee op het gebied van gegevensbescherming (denk aan het per ongeluk versturen van urenlijsten aan de verkeerde opdrachtgever). Met deze tool verloopt accordering direct en gecontroleerd via het portaal.
Datastromen
- Via een GetConnector worden de nacalculatieregels uit Profit opgehaald en gepresenteerd in een interactief overzicht op OutSite.
- De opdrachtgever accordeert of keurt af via knoppen in dat overzicht.
- De accorderingsstatus wordt teruggeschreven naar Profit via een vrij bestand, zodat de eigen organisatie vanuit Profit kan handelen op afgekeurde regels en akkoordgegeven uren kan factureren.
- Welke velden per nacalculatieregel worden getoond, is configureerbaar in overleg.
Let op: de terugkoppeling van accorderingsstatus verloopt via een vrij bestand binnen Profit. Dit vereist dat de verwerkende medewerker of een automatisch proces deze statussen actief opvolgt voordat wordt gefactureerd.
Betrokken AFAS-onderdelen
- Profit — bron van nacalculatieregels en bestemming voor accorderingsstatus
- OutSite — presentatie van de accorderingstool binnen het klantportaal
Autorisatie
De toegang is ingericht op basis van de koppeling tussen contactpersoon, organisatie en project binnen Profit. Een ingelogde contactpersoon ziet uitsluitend de nacalculatieregels van de projecten die aan zijn of haar organisatie zijn gekoppeld. Contactpersonen van andere organisaties hebben geen toegang tot elkaars projectgegevens.