Ruimtes reserveren Via AFAS OutSite.
Altijd een beschikbare ruimte, nooit meer een verrassing.
Gedeelde ruimtes leiden snel tot dubbele boekingen en onnodige verwarring. Met deze AFAS OutSite-oplossing reserveren gebruikers eenvoudig een ruimte op een tijdsslot naar keuze. Een helder weekoverzicht toont direct welke ruimtes nog beschikbaar zijn. Zo werkt iedereen zonder verrassingen.
Kenmerken
Wat maakt deze oplossing anders.
Weekoverzicht van ruimtes
Bekijk in één oogopslag welke ruimtes beschikbaar of al geboekt zijn.
Geen dubbele boekingen
Ingebouwde controle voorkomt dat twee gebruikers dezelfde ruimte boeken.
Reserveren op tijdsslot
Kies zelf het gewenste tijdsslot en boek de ruimte direct vanuit OutSite.
Toegankelijk via OutSite
Reserveren kan direct in AFAS OutSite, zonder extra systemen of logins.
Overzicht voor iedereen
Alle gebruikers zien dezelfde actuele beschikbaarheid van gedeelde ruimtes.
Demo
Bekijk Ruimtes reserveren Via AFAS OutSite in actie.
Ruimtereservering op OutSite
Maken meerdere medewerkers of teams gebruik van dezelfde ruimtes — een oefenruimte, lokaal of vergaderzaal? Dan ken je het probleem: je loopt erheen en de ruimte is al bezet. Met de ruimtereservering-tool van Flinker Ontwikkeling reserveer je voortaan via AFAS OutSite een ruimte op het tijdsslot van jouw keuze. Geen verrassingen meer, geen dubbele boekingen, gewoon overzicht.
WEEKOVERZICHT VAN ALLE RUIMTES IN ÉÉN SCHERM
In het weekoverzicht zie je in één oogopslag welke ruimtes beschikbaar zijn en welke al geboekt zijn. Groen is vrij, bezet is bezet — direct duidelijk, voor iedereen. Dat houdt het overzichtelijk.
RESERVEREN OP EEN TIJDSSLOT NAAR KEUZE
Vanuit het overzicht reserveer je direct een ruimte op het gewenste tijdsslot. Geen omweg via Profit, geen mailtje naar de beheerder. Gewoon zelf regelen, via OutSite. Wel zo makkelijk.
ALTIJD ACTUEEL INZICHT VOOR BEHEERDERS
Wie heeft wat geboekt en wanneer? Als applicatiebeheerder of facilitair verantwoordelijke heb je altijd een actueel beeld van het gebruik van alle ruimtes. Handig voor capaciteitsplanning en het signaleren van knelpunten.
STEL JE VOOR...
Je bent muziekdocent bij een onderwijsinstelling en geeft les in een van de oefenruimtes. Volgende week wil je een extra repetitie inplannen met een groep leerlingen.
Vroeger: even rondbellen of er nog plek is
Je stuurt een berichtje naar de collega die de planning bijhoudt. Die zit in een overleg en reageert pas aan het einde van de middag. Ondertussen heb je niks kunnen plannen. Als het antwoord komt, blijkt de ruimte die jij op het oog had al bezet. Je vraagt om een alternatief, er volgt nog een berichtje, en uiteindelijk is het geregeld — maar het heeft je een halve dag gekost.
Nu: ruimte reserveren in twee klikken via OutSite
Gelukkig werken jullie nu met de tool van Flinker Ontwikkeling. Je opent OutSite, bekijkt het weekoverzicht en ziet direct welke ruimtes op jouw gewenste dag en tijdstip nog vrij zijn. Je reserveert de juiste ruimte met een paar klikken. Klaar. De reservering staat vast, iedereen ziet het meteen en jij kunt door met je werk.
Interesse in Ruimtes reserveren Via AFAS OutSite?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.
Technische details
Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders
Doel en werking
Deze oplossing biedt medewerkers de mogelijkheid om gedeelde ruimtes — zoals oefenruimtes, lokalen of zalen — te reserveren via AFAS OutSite. Het doel is dubbele boekingen te voorkomen en gebruikers vooraf zekerheid te geven over de beschikbaarheid van een ruimte.
Via een weekoverzicht in OutSite zie je in één oogopslag welke ruimtes op welke tijdstippen al gereserveerd zijn en welke nog beschikbaar zijn. Vanuit datzelfde overzicht kun je direct een reservering plaatsen voor een tijdsslot naar keuze.
Datastromen
- Bestaande reserveringen worden via een GetConnector uit Profit opgehaald en gepresenteerd in het weekoverzicht binnen OutSite.
- Bij het plaatsen van een nieuwe reservering worden de gegevens — zoals ruimte, datum en tijdsslot — weggeschreven naar een vrij bestand binnen Profit.
- Bij opslag wordt gecontroleerd of het gekozen tijdsslot voor de betreffende ruimte nog beschikbaar is, zodat dubbele boekingen worden voorkomen.
Betrokken AFAS-onderdelen
- Profit — opslag van reserveringsgegevens in een vrij bestand en bronsysteem voor het weekoverzicht.
- OutSite — de gebruikersinterface waarmee medewerkers het weekoverzicht raadplegen en reserveringen aanmaken.
Let op: de oplossing is ingericht op basis van vrije bestanden in Profit. Wijzigingen in de structuur van deze bestanden kunnen invloed hebben op de werking van het overzicht en het reserveringsproces.