Koppeling Sharepoint.

SharePoint-koppeling

AFAS is de plek waar jullie projecten ontstaan. De SharePoint-koppeling van Flinker Ontwikkeling bouwt daarop voort: zodra een project in Profit wordt aangemaakt, staat de bijbehorende mappenstructuur al klaar in SharePoint. Geen handmatig aanmaken, geen afwijkende indelingen, geen zoekwerk. Eén projectnummer, één vaste plek voor alle documenten.

Automatisch een map bij ieder nieuw project

Nieuw project in AFAS? Dan wordt de complete folderstructuur in SharePoint automatisch voor je aangemaakt. Je team hoeft er niets voor te doen en niemand hoeft erachteraan te bellen. De map is er gewoon, op het moment dat het project er is. Wel zo makkelijk.

Altijd dezelfde, vaste indeling

De structuur die jullie afspreken, is de structuur die overal wordt toegepast. Dezelfde submappen, dezelfde benaming, dezelfde volgorde — bij elk project. Dat betekent dat iedereen in de organisatie precies weet waar tekeningen, contracten of opleveringsdocumenten staan. Ook bij een collega die jij niet dagelijks spreekt, of bij een project van twee jaar geleden. Dat houdt het overzichtelijk.

Projectgegevens uit AFAS als basis

De mapnaam en structuur worden opgebouwd met de gegevens die al in AFAS staan: projectnummer, omschrijving, opdrachtgever. Zo sluit je documentbeheer één op één aan op je projectadministratie. Geen losse lijstjes om te achterhalen welke map bij welk project hoort, en geen mappen die blijven hangen onder een oude werktitel.

Minder handwerk, minder fouten

Handmatig mappen aanmaken is klein werk dat zich optelt. Vooral als het per project een paar minuten kost en er meerdere mensen mee bezig zijn. Met deze koppeling verdwijnt die taak volledig, inclusief de typefouten, dubbele mappen en vergeten submappen die er onvermijdelijk bij horen. Dat scheelt tijd en geeft rust in je documentbeheer.

Stel je voor...

Je bent projectleider en krijgt maandagochtend een nieuw project toegewezen. De opdrachtgever stuurt diezelfde dag al de eerste tekeningen en het getekende contract.

Vroeger: zelf een map opzetten en hopen dat het klopt

Je opende SharePoint, zocht een vergelijkbaar project op en kopieerde die structuur. Of je maakte hem opnieuw aan, want het vorige project had net een andere indeling. Je typte het projectnummer over uit Profit — met één cijfer ernaast, waardoor de map later onvindbaar bleek voor de werkvoorbereider. De tekeningen zette je voorlopig maar even in je eigen map, want je had haast. Twee weken later zocht iemand anders zich suf naar dat contract.

Nu: de map staat er al voordat jij begint

Vanaf nu werken jullie met de SharePoint-koppeling van Flinker Ontwikkeling. Het project is 's ochtends in AFAS aangemaakt en de mappenstructuur staat direct klaar in SharePoint, met het juiste projectnummer en de juiste submappen. Jij sleept de tekeningen en het contract naar de plek waar ze horen en gaat verder met je werk. De werkvoorbereider vindt ze een uur later zonder iets te vragen. Da's pas handig.