KoppelingCRMProjectenFinancieelInstallatie

AFAS Salesforce koppeling

Een opportunity in Salesforce wordt een project in AFAS, en het projectnummer komt terug op de opportunity.

De AFAS Salesforce koppeling zet klanten, opportunities en factuurregels uit Salesforce op vaste momenten in AFAS Profit. Naar Salesforce gaan de activa uit AFAS en de verwerkingsstatus van de factuurregels. Elke wijziging staat in Salesforce als bericht met een status, dus daar zie je wat verwerkt is en wat niet.

Demo aanvragen Contact opnemen

Kenmerken

Wat maakt deze oplossing anders.

Bij hetzelfde KvK-nummer beslist een collega

Vindt de koppeling het Salesforce-klantnummer niet in Profit, maar wel een organisatie met hetzelfde KvK-nummer, dan beslist hij niet zelf. Een collega in AFAS krijgt een taak en kiest: een nieuwe relatie of de bestaande aanvullen.

Gewonnen en verloren ook in AFAS

Het project krijgt een status voor de verkoopkans en een forecast. Wordt de opportunity gewonnen, dan werkt de koppeling de aanneemsom bij. Gaat de opportunity verloren, dan sluit hij de forecast af.

Factuurregels als boeking in AFAS

Factuurregels uit Salesforce worden journaalposten in Profit, op de grootboekrekening die bij business line, dienst en productgroep hoort. Dezelfde regel wordt nooit twee keer geboekt.

Activa in Salesforce

Activa uit AFAS gaan naar Salesforce, en het id dat Salesforce eraan geeft, komt terug in AFAS.

Fouten staan bij het bericht

Mislukt de verwerking van een bericht, dan zet de koppeling het in Salesforce op Failed, met de foutmelding erbij, zoals "Klant niet gevonden". Een fout in de activa of een afwijkend klanttype wordt ook een dossieritem in AFAS.

Wij bouwen de AFAS Salesforce koppeling als koppeling op de AFAS API. Het AFAS Help Center beschrijft geen standaardkoppeling met Salesforce. Onze koppeling draait bij Fudura, dat transformatorstations, meters en laadinfrastructuur installeert en onderhoudt. Daar is Salesforce het CRM, en lopen projecten en boekhouding in AFAS Profit.

Fudura werkt sinds 2023 met ons. Wat we daar verder bouwden, zoals calculeren en offreren in InSite, staat bij AFAS voor installatiebedrijven.

Een klant uit Salesforce wordt een relatie in AFAS

Elke nieuwe of gewijzigde klant staat in Salesforce als bericht klaar. De koppeling zoekt de relatie in Profit op het Salesforce-klantnummer, dat in een vrij veld op de verkooprelatie staat. Het klanttype in Salesforce bepaalt via een vertaaltabel of er een persoon of een organisatie komt.

Staat het klantnummer nog niet in Profit, dan zoekt de koppeling een organisatie met hetzelfde KvK-nummer, met postcode en huisnummer als extra controle. Vindt hij er een, dan beslist hij niet zelf. Hij maakt een dossieritem met een workflowtaak, en een collega in AFAS kiest: een nieuwe relatie, of de gevonden organisatie aanvullen.

Ook een samenvoeging van twee klanten in Salesforce voert de koppeling niet zelf uit. Die wordt een dossieritem voor opvolging.

Van opportunity naar project

Een nieuwe opportunity wordt in Profit een project, met een forecast en een status voor de verkoopkans. Projectgroep en profiel komen uit de vertaaltabel. De koppeling zoekt de projectleider op via diens zakelijke e-mailadres. Staan er nog klantberichten open, dan wacht de opportunity tot de klant in AFAS staat.

Wordt de opportunity gewonnen, dan werkt de koppeling de aanneemsom bij en maakt hij een dossieritem aan. Gaat de opportunity verloren, dan sluit de koppeling de forecast af als niet gescoord en zet hij het project op de status voor verloren. Het projectnummer uit AFAS komt terug op de opportunity in Salesforce.

Factuurregels uit Salesforce worden journaalposten in AFAS

Bij het boeken is het nummer van het bericht in Salesforce de sleutel, zodat een regel nooit twee keer geboekt wordt. Bij elke regel legt de koppeling het boekstuknummer vast, of de foutmelding als boeken niet lukt. Bij een technische fout probeert hij het een week lang opnieuw. Is de regel geboekt, dan markeert de koppeling hem in Salesforce als verwerkt.

Hoe vaak de koppeling bij Fudura draait

Een wijziging in Salesforce gaat niet meteen mee, maar bij de volgende synchronisatie. Elke stroom heeft een eigen ritme:

klanten elke vijf minuten, samenvoegingen elk kwartier;
nieuwe en gewijzigde opportunities elke zes minuten, gewonnen en verloren elke tien;
factuurregels: ophalen elke tien minuten, boeken elk halfuur;
activa elk uur naar Salesforce.

Wij bouwen en beheren de AFAS Salesforce koppeling

We bouwen de koppeling als maatwerk voor jullie AFAS- en Salesforce-omgeving, ook als jullie nog niet met ons werken. Welke gegevens meegaan en hoe vaak de koppeling draait, spreken we vooraf af. Daarna houden we hem in beheer, net als de andere koppelingen die we met AFAS bouwen.

Interesse in AFAS Salesforce koppeling?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie over deze oplossing.

Demo aanvragen

Technische details

Voor AFAS-experts en applicatiebeheerders

Doel en werking

De koppeling synchroniseert klanten, opportunities, factuurregels en activa tussen Salesforce en AFAS Profit, in beide richtingen. Hij draait op vaste momenten; een wijziging start zelf geen synchronisatie. Wijzigingen in Salesforce staan als berichten in een wachtrij, elk met een type, een status (Published, In progress of Failed) en een foutveld. Per klant of opportunity verwerkt de koppeling alleen het nieuwste bericht; oudere berichten markeert hij als afgehandeld. Een vertaaltabel in AFAS bepaalt onder meer het klanttype, en de projectgroep en het profiel van een nieuw project. Ritmes en vertaaltabellen spreken we per klant af. De ritmes hieronder zijn die van Fudura.

Datastromen

Klanten (Salesforce → Profit)

Elke vijf minuten verwerkt de koppeling nieuwe en gewijzigde klanten. Hij zoekt de relatie op het Salesforce-klantnummer in een vrij veld op de verkooprelatie en maakt of wijzigt die via KnSalesRelationOrg of KnSalesRelationPer. Zonder treffer zoekt hij een organisatie op KvK-nummer, met postcode en huisnummer als extra controle; een treffer wordt via KnSubject een dossieritem met een workflowtaak. Het land zoekt hij op via de ISO-code. Een samenvoeging in Salesforce wordt elk kwartier een dossieritem voor opvolging.

Opportunities (Salesforce → Profit → Salesforce)

Elke zes minuten maakt of wijzigt de koppeling via PtProject het project, met het Salesforce-id van de opportunity op het project, en via CmForecast de forecast. De projectleider zoekt hij op via het zakelijke e-mailadres van de medewerker. Gewonnen en verloren verwerkt hij elke tien minuten: gewonnen werkt de aanneemsom bij en maakt een dossieritem, verloren sluit de forecast als niet gescoord en zet het project op de status voor verloren. Het projectnummer gaat terug naar de opportunity in Salesforce.

Factuurregels (Salesforce → Profit → Salesforce)

Elke tien minuten haalt de koppeling factuurregels op, elk halfuur boekt hij ze via FiEntries als journaalpost. De grootboekrekening volgt uit business line, dienst en productgroep; grootboekrekeningen en btw-tarieven leest hij met GetConnectoren. Het bericht-id voorkomt dubbele boekingen. Het boekstuknummer of de foutmelding legt hij bij de regel vast. Bij een technische fout probeert hij het een week lang opnieuw. Daarna zet hij in Salesforce de verwerkingsstatus.

Activa (Profit → Salesforce → Profit)

Elk uur gaan activa naar Salesforce, met de activacode als sleutel. Het asset-id uit Salesforce komt terug in AFAS.

Fouten

Een mislukt bericht krijgt in Salesforce de status Failed met de foutmelding, bijvoorbeeld dat de klant of het project niet gevonden is, of dat een type ontbreekt in de vertaaltabel. Fouten in de activa en een afwijkend klanttype worden een dossieritem in AFAS.

Betrokken AFAS-onderdelen

CRM: verkooprelaties, organisaties en personen, dossieritems en workflowtaken.
Projecten: projecten en forecasts.
Financieel: journaalposten, grootboekrekeningen en btw-tarieven.
Activa: de activa, met de activacode als sleutel.
Connectoren: GetConnectoren voor relaties, landen, medewerkers, projecten, forecasts, de vertaaltabel, activa en financiële gegevens; UpdateConnectoren KnSalesRelationOrg, KnSalesRelationPer, KnSubject, KnSubjectWorkflowReaction, PtProject, CmForecast en FiEntries.
Extern: Salesforce, met een eigen berichtobject als wachtrij.