Hoe werkt urenregistratie in AFAS InSite?

Op welke manieren je uren boekt in AFAS

In InSite boek je uren per regel, in een kalender of in een matrix. Voor anderen boek je in de matrix voor leidinggevenden of in Pocket.

In de kalender en de matrix kun je de vorige week kopiëren. Profit neemt dan alleen de werksoorten over: geen kosten, geen verlof of verzuim, en geen regels op een afgesloten project of fase. De tarieven rekent Profit opnieuw uit. Is de periode afgesloten, is het een feestdag of heeft de medewerker geen contract, dan komt een regel niet mee.

Uren boeken voor meerdere medewerkers

In de bouw boekt vaak een voorman, uitvoerder of administratief medewerker de uren voor een ploeg. Daarom kreeg de matrix in InSite met Profit 8 een variant voor leidinggevenden.

AFAS zet organisaties gefaseerd over op Profit 8, elk op een eigen datum. Ook daarna ziet een leidinggevende de matrix voor leidinggevenden pas als de MSS-pagina op jullie InSite staat. Tot dan is er alleen de matrix voor de eigen uren.

De leidinggevende zet eerst een vaste lijst klaar, met een regel per medewerker, project en werksoort. Welke medewerkers hij kan kiezen, volgt uit het gegevensfilter in zijn autorisatie.

Per medewerker zie je hoeveel uur van zijn rooster al geboekt is. Is de roostercontrole ingesteld, dan meldt Profit bij het afsluiten van de week voor welke medewerkers je nog uren moet boeken. Week kopiëren neemt hier ook uren over die niet bij de vaste lijst passen.

In Pocket boekt een projectleider in de bouw voor het hele team, bijvoorbeeld in één keer 8 uur voor alle teamleden. Wie niet in het team zit, voegt hij eerst aan het team toe.

Wat Profit controleert bij het boeken

Profit kan bij het boeken het minimum, maximum en normaal aantal uren per dag controleren. Met geldigheidscombinaties bepalen jullie welke medewerker welke werksoort op welk project mag boeken. Boeken op een project kan beperkt zijn tot de teamleden. Ook de projectstatus bepaalt of boeken kan.

In de matrix zie je per project en dag aan de kleur of boeken kan. Wit mag, lichtgrijs hoort eigenlijk niet maar kan nog, donkergrijs kan niet.

Staat een regel in de kalender donkergrijs, dan is hij niet meer te wijzigen. Hij is dan al geaccordeerd of verder verwerkt, of de week is afgesloten. Een afgesloten week zet je met Week vrijgeven weer open.

Van geboekt uur naar loon en factuur

Voor het loon telt de urensoort of werksoort. Hangt die aan een looncomponent, dan neemt Profit de regel als loonmutatie mee in Payroll, voor medewerkers met een geldig contract. Die koppeling stellen jullie per werkgever in. Welke uren op de factuur komen, bepaalt Doorbelasten na het gereedmelden. Hoe dit in de bouw samenhangt met de werkbegroting, lees je in hoe de nacalculatie van een bouwproject werkt.

Wat wij bouwen voor urenregistratie in AFAS

Wij bouwen webapps in InSite op de gegevens in Profit, ook voor uren.

Wie uren accordeert, ziet in ons accordeeroverzicht de roosteruren, het verlof, het verzuim en de reisuren naast de geboekte uren. Een subtotaal laat per medewerker zien of hij te veel of te weinig boekte.