Samenvatting
- In onze eigen ochtendbriefing krijgt een consultant op elke klantdag om 07:30 een bericht over die klant, met hooguit drie aandachtspunten bovenaan.
- Staat er niets op je planning, dan krijg je ook geen bericht.
- De agent leest alleen. Hij draait in jullie eigen Azure-omgeving en verstuurt via jullie eigen Teams-bot.
- Wij bewaren de gegevens niet en zien de toegangssleutel nooit: die maken jullie zelf aan.
In dit artikel
Wie bij een klant aan de slag gaat, zoekt vooraf in de administratie op hoe het project ervoor staat en welke facturen openstaan. Een AI-agent kan dat voor je klaarzetten. Ons eigen voorbeeld is de ochtendbriefing voor onze consultants. Bij ons draait die agent zoals hij bij een klant zou draaien.
Hoe zo'n briefing werkt
Elke briefing volgt dezelfde vier stappen:
- Op een vast moment start de agent, bijvoorbeeld om 07:30 op werkdagen.
- Hij kijkt in de planning wie er bij een klant of op een project werkt. Wie niets gepland heeft, krijgt geen bericht.
- Hij leest de gegevens die daarbij horen.
- Hij schrijft een kort bericht met bovenaan wat aandacht vraagt, en stuurt het via Teams.
Per briefing verschilt wie hem krijgt en wat erin staat.
De ochtendbriefing voor onze consultants
Op elke werkdag met een klantafspraak krijgt een consultant om 07:30 een bericht over de klant van vandaag. Wie bij welke klant zit, haalt de agent bij ons uit de nacalculatie: de consultancyregels met de datum van die dag. De nacalculatie is bedoeld om het verbruik per project vast te leggen. Wij gebruiken hem ook als planning.
Het bericht heeft per klant een kop met de klantnaam en de tijden van die dag. Zit een consultant die dag bij twee klanten, dan komen ze in één bericht. Onder elke kop staan vaste blokken, altijd in dezelfde volgorde. Een blok zonder inhoud valt weg.
- Aandachtspunten: hooguit drie. Twee soorten staan er altijd bij als ze spelen: een project waarvan 90 procent of meer van het budget geboekt of ingepland is, en vervallen facturen. Daarna bijvoorbeeld een open supportvraag, een recente klacht of een toezegging uit de notities.
- Project: de status, de projectleider en de geplande einddatum.
- Recent: twee tot vier punten over wat collega's de afgelopen dertig dagen bij deze klant deden.
- Open: hooguit vier openstaande dossier- of supportitems die vandaag kunnen spelen.
Andere briefings die zo werken
De agent kan hetzelfde doen voor andere rollen, als een planning laat zien wie bij welke klant of op welk project werkt. Twee voorbeelden van wat hij dan klaarzet:
- Een projectleider die vandaag op een project gepland staat, krijgt de stand van het budget en de openstaande facturen van dat project.
- Een accountmanager met een klantbezoek krijgt de open supportvragen en de recente klachten van die klant.
Later kiezen jullie zelf wanneer een briefing komt, en geven jullie de agent eigen instructies mee bovenop onze vaste instructies.
Welke regels de agent volgt
De agent gebruikt alleen wat in de gegevens staat en mag niets verzinnen. Interne meningen uit notities neemt hij niet over, en de gewerkte uren van een persoon noemt hij nooit. Die regels gaan altijd voor, ook voor jullie eigen instructies.
In de ochtendbriefing laat hij daarnaast factuurnummers weg. Onder Recent staat alleen werk van collega's, nooit wat je zelf deed.
Elke briefing krijgt in Teams het label "AI generated", zodat de ontvanger ziet dat AI aan de tekst heeft meegeschreven. Vóór de eerste briefing krijgt iedereen één welkomstbericht met een vaste tekst. Daarin staat wanneer de berichten komen, dat je een punt eerst nakijkt voordat je erop bouwt, en wie je mailt als iets niet klopt.
Waar de agent draait en wat hij mag
De agent leest alleen en wijzigt niets in jullie administratie.
Hij draait in jullie eigen Azure-omgeving en stuurt zijn berichten via jullie eigen Teams-bot. Die bot kan niets anders dan berichten versturen. Wij hebben geen toegang tot jullie tenant, Azure of Teams.
De gegevens komen uit AFAS Profit en lopen via ons platform. Jullie maken daarvoor zelf een sleutel aan, die jullie kunnen pauzeren, vervangen of intrekken. Wij zien hem nooit.
We bewaren de gegevens niet. Ons platform houdt alleen bij welke gegevens zijn opgevraagd, niet wat er terugkwam. De logboeken van de agent bevatten geen inhoud.
Hoe we een agent aanzetten
Eerst bepalen we samen wie een briefing krijgt en welke gegevens erin komen. Daarna gaat de agent in drie stappen aan:
- Hij stelt de berichten op zonder ze te versturen. Zo zie je of hij draait en voor wie hij een bericht maakt.
- Dan gaan alle berichten naar één testontvanger.
- Klopt het, dan krijgt iedereen zijn eigen briefing.