AFAS vPlan koppeling: projectplanning

Met de AFAS vPlan koppeling blijft AFAS Profit de bron. Relaties, medewerkers en projecten leggen jullie vast in Profit, en de planner plant het werk in vPlan.

Welke gegevens van AFAS naar vPlan gaan

Debiteuren uit AFAS worden relaties in vPlan, zowel organisaties als personen. Medewerkers die jullie voor vPlan aanwijzen, komen erin als resource, met hun contract en werkrooster. De koppeling zet verlof en afwezigheid als roosterafwijking in vPlan. Hij vergelijkt op datum en aantal uren: een nieuwe afwijking komt erbij, een vervallen afwijking haalt hij weg.

Projecten worden collecties. Zo heet in vPlan het werk dat nog ingepland moet worden. Of dat per project of per projectfase gebeurt, spreken we bij de implementatie af. De voorcalculatie bepaalt welke activiteiten met hoeveel gecalculeerde uren op de collectie staan.

Werksoorten uit AFAS worden activiteittypes in vPlan, en een nieuwe werksoort komt er vanzelf bij. De koppeling vult ook tot tien vrije velden op de collectie vanuit AFAS. Daarnaast zet hij labels op de collectie op basis van projectvelden uit AFAS. Aan die labels ziet de planner in welke categorie een collectie valt.

Wat de koppeling terugschrijft naar AFAS

De koppeling schrijft de status en de start- en einddatum uit vPlan terug naar AFAS. Zet de planner een kaart op het planbord op gereed, dan geeft de koppeling het project in Profit de bijbehorende projectstatus. Na het aanmaken schrijft hij ook het vPlan-id terug op de relatie, de medewerker en het project in Profit. Zo weet hij de volgende keer wat al in vPlan staat.

Hoe vaak de koppeling synchroniseert

Niet alles gaat even vaak:

• relaties elk uur;
• medewerkers en werksoorten elke dag;
• projecten en planning elke 15 minuten.

Wijzigingen in basisgegevens gaan niet vanzelf mee

De koppeling maakt alleen nieuwe records aan. Daarna houdt hij verlof, werksoorten, de status en de start- en einddatum bij, en een nieuw werkrooster gaat mee zodra het ingaat. Verandert er in AFAS iets aan de basisgegevens van een record dat al in vPlan staat, dan neemt de koppeling die wijziging niet automatisch over.

Uitbreiden met nacalculatie, bijlagen of teams

Naast de standaard zijn er zes uitbreidingspakketten:

• statuswijzigingen in AFAS werken ook door op de collecties in vPlan;
• dossieritems uit AFAS staan als bijlage op de collectie in vPlan;
• uren die in vPlan zijn geregistreerd, komen als nacalculatieregels in AFAS;
• uren die in vPlan zijn gepland, komen per medewerker per dag als nacalculatie in AFAS;
• een medewerker die in vPlan is ingepland, wordt automatisch teamlid op het project in AFAS;
• medewerkers en projecten komen op basis van een AFAS-kenmerk op het juiste planbord in vPlan.

Wat er daarna met die nacalculatieregels gebeurt, lees je in hoe nacalculatie in AFAS werkt.

Wij bouwen en beheren de AFAS vPlan koppeling

We bouwen de koppeling voor jullie AFAS-omgeving, ook als jullie nog niet met ons werken. Daarna houden we hem in beheer, net als de andere koppelingen die we met AFAS bouwen. Hebben jullie een wens buiten de standaard en de pakketten, dan inventariseren we die eerst en krijgen jullie daarna een offerte. Maatwerk dat we opleveren, valt onder hetzelfde beheer.